محدودیت های ارتباطی

حتما به این موضوع فکر کرده اید که با شیوع ویروسی به نام کرونا (COVID-19) که در ماه های گذشته, بسیاری از شرکت ها و سازمان ها را تحت تاثیر خود قرار داده, اکنون افراد این شرکت ها چگونه با یکدیگر در ارتباط خواهند بود ؟؟؟طبیعی است که هر سازمانی نیاز به ارتباط افرادش با یکدیگر و همچنین ارتباط با مشتریانش دارد که این با خطراتی از بابت شیوع بیشتر این ویروس همراه است.اما محدودیت های دیگری هم درخصوص ارتباطات وجود دارد. از مهم ترین آن ها می توان به محدودیت های زمانی, مکانی, مالی و … اشاره کرد.بگذارید با ذکر یک مثال, به شفافیت بیشتر این موضوع بپردازیم…

 

سفر به همه نقاط کشور (یا هر نقطه از دنیا) برای دیدار با مشتریان, مدیران دیگر و همکاران به سادگی امکان پذیر نیست. این روش, بسیار پرهزینه است و نیاز به صرف زمان زیادی دارد؛ که این مانع بهره وری خواهد بود.شرکت های امروزی با نیروی کار توزیع شده در شعبات دیگر که مشتریانی را در سراسر جهان دارند, نیاز به پشتیبانی شبانه روزی دارند. این را فراموش نکنید که وقتی روز کاری در یک نقطه از جهان به پایان می رسد, تازه در نقطه دیگری آغاز می شود.این ها واقعیت هایی هستند که ارتباطات را به امری چالش برانگیز تبدیل می کنند؛ اما فرصتهای مناسبی را نیز ایجاد می کنند. اکنون اقتصاد جهانی به روشهای جدیدی برای ایجاد و حفظ ارتباطات نیاز دارد. علوم فناوری اطلاعات و مدیریت کسب و کار می تواند از آخرین روش ها و فناوری ها برای افزایش بهره وری, صرفه جویی در زمان، دسترسی به مشاغل از راه دور و بهبود ارتباطات استفاده کند.

 

قدرت کنفرانس وب

یکی از این فناوری ها کنفرانس وب است, که به سازمان ها قدرت دسترسی افراد, به اشتراک گذاری اطلاعات, همکاری و ارتباط با تیم های مجازی جهانی را در هر زمان و هر مکان می دهد.

کنفرانس وب چیه؟

پاسخ از آتوسا اسلامی

کنفرانس وب, به معنای برگزاری یک کنفرانس زنده یا یک جلسه ی ملاقات, بر بستر شبکه یا اینترنت می باشد. به طوری که افراد می توانند در این سرویس با یکدیگر تعامل داشته باشند.

کنفرانس وب, شیوه انجام فعالیت در سازمان ها را به طور چشمگیری تغییر می دهد. به طوری که به جای سفرهای پر هزینه و وقت گیر, می توانید سریعاً از طریق وب با همکاران, مشتریان و شرکای خود ارتباط داشته باشید. شما می توانید افراد مختلفی را از سراسر جهان برای شرکت در جلسات آموزشی, حضور در جلسات بررسی محصولات و یا مطرح کردن ایده های جدید در جلسات طوفان فکری دعوت کنید.

طوفان فکری رو میشه توضیح بدین؟

پاسخ از آتوسا اسلامی

جلسات طوفان فکری, افراد حاضر در جلسه را به تولید ایده‌هایی ترغیب می‌کند که شاید در ابتدا احمقانه به نظر بیایند؛ اما با کمی دستکاری، بعضی از همین ایده‌ها می‌توانند به راه‌حل‌های خلاقانه و بدیعی تبدیل شوند. برخی دیگر از آنها هم ممکن است جرقه ایده‌های بعدی را بزنند. به این شکل ذهن افراد باز می‌شود و می توانند درخصوص مشکلات یک محصول و یا یک سیاست درباره خدمات, ایده هایی کاربردی ارائه دهند.

شما می توانید به همکاران و مشتریانی که اکنون تنها به اندازه یک کلیک از شما فاصله دارند, پشتیبانی شبانه روزی ارائه دهید. از همه مهمتر اینکه شما می توانید اطمینان داشته باشید که شرکت شما حتی در شرایطی که آب و هوا, ترافیک یا بلایای طبیعی و انسانی مانع کار شما و همکارانتان می شود, می تواند به فعالیت خود ادامه دهد. کنفرانس وب و همکاری از طریق وب به شما کمک می کند تا در ارتباط باشید و در حرفه ی خود, برتر باشید.

راهکاری به نام Cisco WebEx

کمپانی سیسکو در بر اساس نیاز سازمان ها, یک محصول جهانی را به بازار عرضه کرده است به نام Cisco WebEx؛ که از آن به عنوان یکی از رهبران نرم افزارهای کنفرانس وب یاد می کنند.وبکس یک کمپانی تولید نرم افزار در عرصه کنفرانس وب است که صاحب امتیاز آن, کمپانی بزرگ سیسکو می باشد. در این مقاله, مجموعه ی تمام نرم افزار های این کمپانی را با عنوان Cisco WebEx می شناسیم.

نرم افزار WebEx بینش, دانش, فناوری, نوآوری و مجموعه ی مناسبی از راه حل ها را ارائه می دهد. این راه حل ها می تواند برای هر بخشی از تجارت شما, به طور مخصوص طراحی شود.فرقی نمیکند که در حال برگزاری رویداد های بزرگ آنلاین باشید, در حال اجرای کمپین های بازاریابی یا جلسات های مدیریتی باشید, در حال ارائه آموزش و یا حتی کار با همکاران و ارائه ی پشتیبانی فنی به صورت مستقیم باشید؛ برنامه های WebEx, راه حلی مناسب برای پاسخگویی به تمام نیازهای شمای شما می باشد.

یکی از راه حل هایی که محصولات Cisco WebEx ارائه می دهد, سرویسی به نام WebEx Collaboration Cloud است که به همراه ویژگی هایی مانند امنیت بالا, دسترسی پایدار و قابلیت گسترش و همچنین به صورت Software-as-a-Service (SaaS) در اختیار مشتریان قرار داده می شود. (در ادامه به توضیح این سرویس خواهیم پرداخت).

یکم راجع به SaaS میگید؟

پاسخ از آتوسا اسلامی

منظور از SaaS همان Software-as-a-Service می باشد. SaaS یک روش ارائه نرم افزار در فضای ابری می باشد. بدین صورت که نرم افزار و تمامی ماژول های مورد نیاز آن, به همراه آخرین آپدیت ها در یک سرور در فضای ابری مورد نظر میزبانی می شود و کاربران می توانند با استفاده از یک مرورگر به آن متصل شوند.

نکته بسیار مهم کار این است که سیسکو می تواند این سرویس را به صورت یک سرویس مبتنی بر زمان (Real Time) ارائه دهد.منظور از Real Time, یکسان بودن زمان ارسال و دریافت داده ها می باشد. از آنجا که زمان ارسال و دریافت نمی تواند یکی باشد, کوتاه ترین بازه ی زمانی بین ارسال و دریافت مد نظر است. به طوری که کاربران متوجه هیچ تاخیری نشوند.

 

مزایای Software as a Service: راه حل Cisco WebEx, به عنوان یک سرویس از طریق وب ارائه می شود. کمپانی سیسکو, زیربنای این نرم افزار ها را در زیرساخت های خود میزبانی, نگه داری, به روزرسانی و پشتیبانی می کند. تمام آنچه برای دسترسی به WebEx لازم دارید یک مرورگر و یک اتصال اینترنتی است.

ارائه ی یک سرویس به صورت SaaS این امکان را به شما می دهد که بتوانید از راه دور همکاری داشته باشید. ارائه ی SaaS باعث به حداقل رسیدن هزینه های IT, کاهش بار کاری بر روی تیم های عملیاتی, به حداکثر رسیدن هزینه های بازگشت سرمایه و کاهش هزینه های مالکیتی (مانند هزینه مکان,برق,خرید دستگاه و سرور) می شود.

از ویژگی های دیگر SaaS می توان به قابلیت گسترش آسان آن اشاره کرد. سازمان ها می توانند WebEx را بدون آنکه نیاز به سرمایه گذاری در زیرساخت ها داشته باشند, در سایر بخش های سازمان به کار ببرند. این نکته را فراموش نکنید که با راه اندازی SaaS, می توانید زیرساخت WebEx را تنها در چند هفته پیکربندی کرده و استفاده کنید. در غیر این صورت برای بهره برداری از یک زیرساخت کنفرانس ویدیویی در یک سازمان, باید چندین ماه وقت صرف راه اندازی آن شود.

 

فضای ابری Cisco WebEx Collaboration : فضای ابری WebEx Collaboration, متناسب با بار کاری (Load) و تحمل خطای (Fault-Tolerant) کاربر در اوج ترافیک شبکه, پیش بینی و طراحی شده است.منظور از فضای ابری, بخشی از ابر اینترنت می باشد که به ارائه ی سرویس های ابری و ذخیره سازی داده های کاربران و سیستم ها اختصاص داده شده است.

شاید برای شما سوال شود که ابر WebEx Collaboration چگونه کار می کند؟تصور کنید اینترنت یک بزرگراه عمومی بوده که ساعات شلوغی آن نامشخص و غیر قابل پیش بینی باشد. خودرو های سواری که می خواهند از این بزرگراه برای رفت و آمد استفاده کنند, باید از خطوط معمولی تردد کنند. درحالی که در همین بزرگراه, خطوطی وجود دارد که به طور اختصاصی برای خودرو های خاصی طراحی شده تا آن خودرو ها بتوانند در ساعات شلوغی, به راحتی تردد نمایند. خودرو های درحال تردد, به منزله ی بسته های اطلاعاتی ای می باشند که کاربران اینترنت در سرتاسر جهان به یکدیگر ارسال می کنند.

در این صورت ابر WebEx مانند همان خط ویژه برای ترافیک های اختصاصی طراحی و رزرو شده است که سرعت و امنیت را تضمین می کند. این خط ویژه تنها مخصوص انتقال ترافیک WebEx می باشد. درواقع تنها افرادی می توانند از این خط ویژه استفاده کنند که مشتری فضای ابری WebEx Collaboration باشند. از این رو بسیاری از سازمان ها و شرکت ها از این فضا برای تضمین امنیت, سرعت و داشتن دسترسی پایدار استفاده می کنند تا جلسات خود را به طور آنلاین برگزار کنند. بنابراین در شلوغ ترین ساعات کاری در فضای اینترنت, ترافیک مخصوص WebEx به طور اختصاصی برای هر شرکت رزرو شده تا ارتباطات با مشکل مواجه نشوند.

Pay as you go : یکی از ویژگی های مهم این محصول, Pay as you go بودن آن می باشد. این عبارت در شرایطی به کار می رود که سازمان ها می خواهند متناسب با تعداد کاربرانشان هزینه کرده و از سرویس استفاده کنند. یعنی بسته به تعداد کاربران (بزرگی سازمان), هزینه های اجاره ی این سرویس متفاوت می باشد. در واقع این امکان برای شرکت هایی فراهم شده است که هر روز درحال گسترش می باشند و با توجه به رشد مجموعه شان, نیاز بیشتری به این سرویس پیدا کرده و حاضر به پرداخت مبلغ بیشتری نسبت به قبل می شوند (چراکه به طور کلی رشد مجموعه, رشد مالی شرکت را نیز نشان می دهد).

امنیت چند سطحی : مدیران کسب و کار و واحد های IT, پس از بررسی و ارزیابی راه حل های ارائه شده برای برگزاری جلسات آنلاین, سوالاتی را مطرح می کنند مانند:

پاسخ تمامی این سوالات, در معماری برتر, فناوری, استاندارد ها و مناسب ترین شیوه های پیکربندیِ راه حل های Cisco WebEx است.

 

از لحاظ امنیتی, کمپانی سیسکو در هر سطح از معماری محصولات خود, از آخرین فناوری های امنیتی موجود در علم IT, بهترین پیکربندی ها وگواهینامه ها (Certification) استفاده کرده تا سخت ترین استاندارد های امنیتی موجود را حفظ کند. این اقدامات می تواند سرویس های Collaboration را با امنیت بسیار بالا, در سطح وب ارائه دهد. همچنین به مشتریان این اطمینان را می دهد که از داده های آن ها محافظت شده و آن ها می توانند با امنیت کامل, با یکدیگر ملاقات داشته باشند.

پایه و اساس این معماری با امنیت فیزیکی آغاز می شود. سیسکو یک شبکه جهانی از دیتاسنتر های* WebEx را اداره می کند (دیتاسنتر ها یا مراکز داده, مراکزی هستند که تعداد زیادی سرور را جهت راه اندازی سرویس های شبکه نگه داری می کنند). این مراکز داده, 24 ساعت از شبانه روز و هفت روز در هفته کار می کنند تا بتوانند تدارکات امنیتی, عملیاتی و هر تغییری که سازمان ها بر اساس سیاست های داخلی شان نیاز دارند را ارائه دهند.

کمپانی سیسکو با استفاده از جدیدترین استانداردها و فناوری های رمزگذاری اطلاعات و تأیید اعتبار کاربر, امنیت کاربران در هر ملاقات و جلسه را مدیریت می کند. همچنین راه حل های Cisco WebEx, سیاست های امنیتی چند سطحی در مقیاس سازمانی را ارائه می دهد که این امکان را به مدیران سایت می دهد تا بتوانند این سیاست ها را برای کاربران, گروه ها و یا کل سازمان پیکربندی و اجرا کنند.

در آخر, WebEx برای تقویت اقدامات سختگیرانه در شبکه جهانی خود, چندین شخص ثالث مستقل را برای انجام بازرسی های سالیانه در برابر سیاست های داخلی, رویه ها و برنامه های کاربردی بکار می گیرد. این بازرسی ها, برای تأیید الزامات امنیتی مهم موجود در برنامه های تجاری و دولتی طراحی شده اند.

 

قابلیت اطمینان و عملکرد در سطح سازمانی: ترافیک اینترنت عمومی, مسیر مشخصی را طی نمی کند. اطلاعات شما می تواند به هرنقطه از جهان برود و هیچ تضمینی برای رسیدن به مقصد مورد نظر وجود نخواهد داشت. به همین دلیل, ابر Cisco WebEx Collaboration, با عملکرد بهینه شده و ترافیک مخصوص برای انتقال بسته های رسانه (Media, که شامل صدا و تصویر می باشد) در زمان واقعی (Real-Time), امکان برقراری ارتباط با استفاده از کارآمدترین روش ها را ایجاد می کند.

ابر WebEx Collaboration, برای هر ارتباط تعیین می کند که کدام نقطه از شبکه کمترین تاخیر را دارد و بهترین عملکرد را ارائه می دهد. به عنوان مثال ابر WebEx Collaboration با دانش به اینکه کاربران در کدام موقعیت مکانی قرار دارند, از طریق نزدیکترین مرکز داده, بهترین مسیر ممکن را تشخیص می دهد؛ به طوری که کاربران می توانند بهترین تجربه صوتی و تصویری را در جلسات خود داشته باشند.

همچنین کمپانی سیسکو یک نسخه پشتیبان (Backup) از سایت (منظور از سایت, زیرساخت شبکه ی آن شرکت است. در اینجا سایت به معنای زیرساخت ارتباطی آن شرکت برای ارتباطات WebEx می باشد) را تهیه کرده و در موقعیتی که از نظر جغرافیایی دور از دیتاسنتر Cisco WebEx می باشد, مستقر می کند. در مواقعی که سایت اصلی مشتری در دسترس نباشد, GSB (Global Site Backup) یا همان مسیر پشتیبان, به طور خودکار جایگزین شده و تمام فعالیت کاربران را بر روی مسیر جدید انتقال می دهد. نه میزبانان و نه شرکت کنندگان حاضر در یک جلسه, نمی دانند که به یک سایت پشتیبان هدایت شده اند و هیچگونه تغییری را حس نمی کنند.

همچنین GSB برای رویداد های از پیش برنامه ریزی شده مانند پشتیبانی ویندوز و به روز رسانی سرویس ها, همیشه قابل دسترس خواهد بود. این امر تضمین می کند که مشتریان, پایدارترین دسترسی به سرویس ها را خواهند داشت؛ همچنین این امکان را می دهد که سرویس های WebEx بتوانند به طور مداوم و بدون تاثیر در جلسات مشتریان, به فعالیت خود ادامه دهند. GSB یک همگام سازی (Synchronization) دوطرفه مبتنی بر زمان (Real-Time) بین دیتابیس های اصلی و پشتیبان سایت ارائه می دهد. این همگام سازی برای افزونگی (redundancy) و بازیابی حادثه (disaster recovery), قبل و در حین ملاقات مشتریان انجام می شود.

راه حل های WebEx Collaboration می توانند به بخش مهمی از برنامه ی تداوم فعالیت در یک شرکت تبدیل شوند. سازمان ها با استفاده از WebEx می توانند در شرایطی که حوادث انسانی یا غیر انسانی, مانع از کار کردن کارمندان شده و یا منجر به تعطیلی دفاتر می شود, به فعالیت خود ادامه دهند. با راه حل های Cisco WebEx می توانید از وقفه در کار جلوگیری کنید.

کمپانی سیسکو امکان نظارت بر عملکرد و در دسترس بودن سرویس های WebEx را از طریق سرویس GlobalWatch فراهم کرده است (سرویس GlobalWatch, یک سرویس مانیتورینگ نرم افزار ها می باشد. این امکان به عنوان بخشی از سیستم پشتیبانی عملیاتی WebEx مطرح شده است). سرویس GlobalWatch می تواند فعالیت هایی که در ابر WebEx Collaboration انجام می شود را از راه دور و به طور زنده نظارت کند. همچنین امکان دریافت پیغام های هشدار و تجزیه و تحلیل این پیغام ها برای Administrator ها فراهم شده است.

 

طراحی یک استراتژی کاری

ماهانه بیش از ۱۰ میلیون نفر برای برقراری ارتباط و همکاری آنلاین, از Cisco WebEx Collaboration استفاده می کنند. چراکه راهکار WebEx به افزایش بهره وری کمک کرده و باعث سریع تر شدن فرآیند های گسترش ارتباطات و تصمیم گیری می شود؛ همچنین ارتباطات کاربران و تیم های کاری را در سطح جهانی آسان تر می کند. WebEx یک راهکار برای ملاقات از طریق وب می باشد که می توان درسطح سازمانی و برای تعامل ایمن کاربران از آن استفاده کرد. هر برنامه ای از WebEx می تواند در سیستم عامل ها و دستگاه های مختلف اجرا شود؛ بنابراین کاربران در هرکجا که باشند می توانند با استفاده از سیستم عامل های ویندوز, مک, لینوکس, سولاریس, و یا تلفن های هوشمند به یکدیگر متصل شوند.

ملاقات آنلاین با Cisco WebEx Meeting Center: با استفاده از Cisco WebEx می توانید یک مرکز جلسات برای خود تشکیل دهید تا امکان ارائه Presentation, به اشتراک گذاری نرم افزار و هر چیزی که بر روی صفحه نمایش شما قرار دارد, برای شما فعال شود. همچنین می توانید جلسات را از قبل برنامه ریزی کنید و از طریق ایمیل, پیام متنی و … از همکارانتان دعوت کنید تا به شما بپیوندند.

WebEx Meeting Center شامل ویژگی های قدرتمندی است که آن ها را تشریح کرده ایم:

ایجاد برنامه های آموزشی Cisco WebEx Training Center : با استفاده از Cisco WebEx Training Center می توانید جلسات آموزشی مورد نیاز را به صورت زنده برای کارمندان, شرکا و یا دانشجویان برگزار کنید. فرقی نمی کند که تعداد آن ها ۱۰ نفر, ۱۰۰ نفر یا بیشتر باشد؛ کافی است افراد با سرعت مناسبی به اینترنت دسترسی داشته باشند و در جلسات شرکت کنند.

با این قابلیت می توان Desktop ها را به اشتراک گذاشت و از آن به عنوان تخته آموزشی استفاده کرد. تمامی امکانات یک کلاس واقعی در این نوع از کلاس های مجازی وجود دارد. به عنوان مثال دانشجویان می توانند پس از ثبت نام و پرداخت هزینه (در صورتی که برگزارکننده این موضوع را مطالبه کند) جلسات درس, پرسش و پاسخ, آزمون و غیره را داشته باشند.

اتصال به WebEx با استفاده از تلفن هوشمند : اگر درحال مسافرت هستید و یا به هر دلیلی به رایانه خود دسترسی ندارید, می توانید از تلفن های هوشمند برای اتصال به شبکه و WebEx استفاده کنید. کمپانی سیسکو در تلاش است تا تعداد دستگاه های تلفن همراه و سیستم عامل های پشتیبانی شده را گسترش دهد.

مجموعه ی محصولات Cisco WebEx یکی از مهمترین چشم انداز های کمپانی سیسکو برای ارتباطات و همکاری یکپارچه است. کمپانی سیسکو, مجموعه ی این راه حل ها را در هر پلتفرمی از جمله سیستم های رومیزی (کیس کامپیوتر), لپ تاپ, تبلت, دستگاه های تلفن همراه و IP Phone ها ارائه می دهد. این انعطاف پذیری, به سازمان ها در انتخاب بهترین روش و سیاست برای همکاری کمک می کند.